ОТЧЕТ
о ходе выполнения Плана пошаговых мероприятий по демонтажу
системной коррупции в Архивном агентстве при Государственной регистрационной службе
при Правительстве Кыргызской Республики за 2018 год.
№ п/п |
Наименование мероприятий |
Условия реализации по исключению риска |
Срок реализации |
Ответственные лица за реализацию |
Информация о ходе выполнения Плана (краткая информация по цели реализации), примечание |
|
|
||||||
Коррупционная схема №1: Необеспечение безопасности архивных данных |
||||||
1 |
Оптимизировать работу Архивного агентства и привести в соответствие с действующим законодательством |
|
30.06.2015 г. |
ГРС |
Приказы №3од, №4од от 24.01.18 г., протокол совещания №1 от 22.01.18г. о неукоснительном выполнении пунктов, указанных комиссией и о создании рабочей группы. Рабочая группа по функциональному анализу вынесла заключение по оптимизации архивных учреждений Республики. Заключение рабочей группы одобрено приказом ГРС при ПКР № 220 от 20 июня 2018 г. Во исполнения данного приказа Архивное агентство издало свой приказ №55 од от 23 июля 2018 года. С этим приказом утверждены структура Архивного агентства, положения отделов аппарата Архивного агентства и должностные обязанности сотрудников Архивного агентство. (Приложения №1, №2)
|
|
|
01.10.2015 г.
|
ГРС
|
ЧАСТИЧНО ИСПОЛНЕН С приказом ГРС при ПКР №199 от 4 июня 2018 года утверждена структура и штатная численность центрального аппарата Архивного агентства. В рамках оптимизации приказом Архивного агентства №75од от 3 октября 2018 года упразднена ведомственная структура Центр документации Кыргызской Республики с передачей функций созданному Центру обработки и временному хранению в структуре Центрального государственного архива Кыргызской Республики |
|||
1.3. Предусмотреть штатную численность в соответствии с Нормативами определения численности основного персонала государственных архивов и внести на рассмотрение в установленном порядке. |
01.10.2015 г. |
ГРС
|
ИСПОЛНЕН, Утверждены нормативы определения численности основного персонала государственных архивов КР. Распоряжение ГРС при ПКР от 25.01. 2017 г. №10.
Приложение № 3). Приложение №3а. |
|||
1.4. Привести должностные обязанности специалистов в соответствие со штатным расписанием в том числе архивистов, оказывающих государственные услуги населению |
1.10.2015 г.
|
ГРС
|
ЧАСТИЧНО ИСПОЛНЕН Должностные обязанности специалистов в соответствие со штатным расписанием утверждены приказом Архивного агентства №55 от 23.07.2018 г. (Приложение № 4). |
|||
2 |
Провести инвентаризацию и внести изменения, дополнения в существующие НПА, регламентирующие деятельность архивов |
|
31.07.2015г |
ГРС |
ЧАСТИЧНО ИСПОЛНЕН
(Приложение № 5), 5а. 5б.5 в.5г. 5д. |
|
|
|
2.2. Обеспечить архивы гербовыми бланками для архивных справок, изготовленные типографским способом. |
30.06.2015 г.
|
ГРС
|
ИСПОЛНЕН. С 2015 года Центром информационных технологий Архивного агентства обеспечены все государственные архивы Кыргызской Республики пронумерованными бланками, изготовленных типографическим способом. Приказ от 20.06.2015г. №70. Архивного агентства.
Приложение №6. |
|
2.3. В целях создания системы электронного архива разработать концепцию Центра хранения электронных данных (ЦХЭД). |
30.06..2015 г. |
ГРС |
ИСПОЛНЕН, Рабочая группа, созданная приказом Службы №197 от 25 мая 2018, разработала Концепцию Центра хранения электронных данных (ЦХЭД). Руководство Службы ознакомлено с Концепцией 10 октября 2018 года. Концепция утверждена приказом Архивного агентства №79од от 12 октября 2018 года. Приложение 6м
|
|||
3 |
Обеспечить исполнение мероприятий развития архивного дела Кыргызской Республики в соответствии с Программой «Неотложных мероприятий по развитию архивного дела Кыргызской Республики на 2015-2019 годы.
|
3.1. В целях исполнения мероприятий по созданию электронной базы данных архивной службы ускорить разработку и утверждение «Программы неотложных мероприятий по развитию архивного дела Кыргызской Республики на 2015- 2019 гг.». |
30.07.2015г.
|
ГРС |
ИСПОЛНЕН. Исполнение Распоряжения Правительства Кыргызской Республики от 23 декабря 2015 года № 626-р Об утверждении Программы неотложных мероприятий по развитию архивного дела в Кыргызской Республике на 2015-2019 годы . Отчеты о ходе реализации Программы, отчет по выявлению и сбору документов.., командировка в Красногорск (Россия) по сбору кинофонодокументов.
(Приложение № 7, 7А, 7Б, 7В). |
|
4 |
Обеспечить автоматизацию исполнения запросов социально-правового характера, поступающих в организации от граждан архивные учреждения КР |
4.1. Обеспечить поэтапное создание электронных баз данных (запросов) архивной службы.
|
30.12.2015 г.
|
ГРС |
ИСПОЛНЕН. В настоящее время все государственные учреждения Кыргызской Республики перешли на электронную регистрацию запросов .Всем госархивам предоставлен аутентифицированный доступ к http://kattoo.archive.kg.
|
|
4.2. Разработать регламент взаимодействия между Архивным агентством и Социальным фондом КР в целях обеспечения проверок выдаваемых архивных справок по социальным вопросам с базой данных Социального фонда КР. |
01.07.2015 г. |
ГРС |
ЧАСТИЧНО ИСПОЛНЕН Приказом №5од от 24.01.18 г. создана рабочая группа по доработке регламента. Со стороны Архивного агентства доработанный регламент переведен на государственный язык (последний вариант) и официально направлен письмом на рассмотрение в Социальный фонд КРна официальном и государственном языках от16.09.2018 г. №01-7/633. Социальный фонд КР направил доработанный Межведомственный регламент на рассмотрение 3-ноября 2018 года №18-4/6529. Данное время Архивное агентство рассматривает предложения. |
|||
4.3. Закупить оборудование и подключить территориальные подразделения Архивного агентства к сети интернет для ведения базы данных и приема запросов в онлайн-режиме.
|
31.12.2015г. Госархивах
|
ГРС
|
ИСПОЛНЕН. Все государственные архивы Кыргызской Республики оснащены оборудованием и подключены к интернету. (Решение Архивного совета № 3/3 от 29.07.2016 г.). Информация об установке кабельн.интернета в архивных учреждениях. Сайт archive.kg. (Приложение № 8а).
|
|||
4.4. Обеспечить во всех государственных архивах электронную взаимосвязь регистрацию поступающих запросов.
|
31.12.2015г |
ГРС |
ИСПОЛНЕН Всем государственным архивам Кыргызской Республики предоставлен аутентифицированный доступ к http://kattoo.archive.kg. Проведено обучение сотрудников. В данный момент вносятся изменения согласно рекомендациям Секретариата.
|
|||
5 |
Усовершенствовать исполнение запросов социально-правового характера, поступающих от граждан в архивные учреждения КР
|
|
30.07.2015 г.
|
ГРС
|
ЧАСТИЧНО ИСПОЛНЕН Рабочая группа, созданная Приказом №5од от 24.01.18 г., дорабатывает инструкцию «О порядке исполнения запросов социально-правового характера, поступающих от организаций и граждан в архивные учреждения КР» Инструкцию переведена государственный язык, вносятся изменения касательно исполнения электронных запросов и тп. (Приложение 9 б) |
|
|
30.06.2015г.
|
ГРС
|
ЧАСТИЧНО ИСПОЛНЕН По исключению риска коррупции Архивным агентством разработан Административный регламент для учреждений государственной архивной службы по исполнению запросов социально-правового характера и направлен в ГРС при ПКР (исх.01-16/259 от 13.04.2016г.) в МВК (межведомственная комиссия) . Административный регламент государственной услуги “Предоставление информации по запросам социально-правового и тематического характера физических и юридических лиц” утвержден приказом ГРС №176 от 10-мая 2018 года. (Приложение №9 в) |
|||
5.2.1. Перечень документов, необходимых для оформления запроса, (заявление, квитанция об оплате и т.д.);
|
|
ГРС
|
ЧАСТИЧНО ИСПОЛНЕН Во исполнение настоящего пункта издан приказ Архивного агентства №32од от 06.10.2016г., где в анкете заявлении дополнительно предусмотрена графа «перечень прилагаемых документов». (Приложение № 10). Перечень необходимых документов указан в Инструкции для учреждений государственной архивной службы Кыргызской Республики по исполнению запросов социально-правового характера, действующей с 2015 года. Рабочая группа в рамках доработки инструкции вносит изменения по данному вопросу, в частности перерабатывается форма анкет- заявлений. |
|||
5.2.2. Выдача расписки о приеме соответствующих документов, включающих следующие сведения; с указанием номера и даты приема заявления; вида запрашиваемой государственной услуги; количества и название приложенных документов; даты (времени) и места выдачи документов; фамилии, имени, отчества специалиста архива, принявшего заявление на оформление документов; |
|
ГРС |
ЧАСТИЧНО ИСПОЛНЕН
Рабочая группа в рамках доработки инструкции вносит изменения касательно расписки о приеме документов – заявителю будет выдаваться второй экземпляр анкеты-заявления подписанный принимающим сотрудником. |
|||
документов;
|
|
ГРС |
ИСПОЛНЕН. График приема документов предусмотрен в Регламенте.
См.приложение №11.
|
|||
5.2.4. Максимально допустимое время ожидания для сдачи пакета документов;
|
|
ГРС |
ИСПОЛНЕН. В утвержденном Постановлении ПКР № 109 от 3 марта 2016 года «Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями от 3 июня 2014 года» в 7 пункте, отражено предельное время на ожидания в очереди и прием запроса (заявки) – не более 30 минут. (Приказ ГРС №176 10.05.2018) (Приложение № 13).
|
|||
5.2.5. Максимально допустимое время обслуживания;
|
|
ГРС |
ИСПОЛНЕН. В Регламенте для учреждений государственной архивной службы по исполнению запросов социально-правового характера предельное время на рассмотрения заявления – не более 30 дней. (Приказ ГРС №176 10.05.2018) См. Приложение № 13,
|
|||
5.2.6. Форма оказания государственной услуги: электронная и (или) бумажная порядок оказания услуг физическим и юридическим лицам на платной и бесплатной основе.
|
|
ГРС |
ИСПОЛНЕН. Форма оказания государственной услуги отражены в утвержденном Прейскуранте цен на платные услуги и работы архивных органов приказом ГРС при ПКР от 13 июля 2016 года № 66 и согласовано с ГААР при ПКР приказом от 6 июля 2016 года № 51 и в Постановлении ПКР № 109 от 3 марта 2016 года. (Приложение № 14).
|
|||
5.3. Разработать регламент по составлению ежеквартальной отчетности подразделений Архивного агентства по исполнению запросов социально- правового характера с указанием документов, выполненных на платной и бесплатной основе, количества обработанных документов, суммы и сроков их исполнения (просроченных документов);
|
30.06.2015г.
|
ГРС
|
ИСПОЛНЕН. Разработан новый регламент составления планово-отчетной документации архивных учреждений КР, утвержденный приказом Архивного агентства от 2 июля 2015 г. № 71. (Приложение № 15).
|
|||
5.4. Предусмотреть меры дисциплинарного взыскания к нарушителям установленных требований.
|
30.06.2015г. |
ГРС
|
ИСПОЛНЕН. Меры дисциплинарной ответственности в отношении работников государственных архивов применяются согласно ст. 138 Трудового Кодекса КР, а в отношении сотрудников центрального аппарата – государственных служащих – в соответствие со ст. 34 Закона КР «О государственной гражданской службе и муниципальной службе» от 30 мая 2016 года № 75. (Приложение № 9 гл. 4-5).
|
|||
5.5. С целью перехода всей системы ГРС к обслуживанию граждан в формате «Единого окна», провести подготовительные мероприятия в данном направлении в системе Архивного агентства |
30.10.2015г.
|
ГРС
|
ЧАСТИЧНО ИСПОЛНЕН. Проведены подготовительные работы по возможному приему запросов социально-правового характера в электронном виде от операторов «Единого окна». Процесс приема запросов социально-правового характера в электронном виде (трудовая зарплата и стаж) от граждан стран СНГ производится с 2014 г. 2 государственные услуги включены в Государственный портал электронных услуг . (Письмо ГКИТиС №4804 от 02.10.2018)
Получено письмо от ГРС о том, что в Службе принцип «единого окна» не регламентирован, как и не регламентирован на уровне национальных НПА. От 8.11.16г № 3-25-19/5443. Приложение 16а , 16б.
|
|||
6 |
Переработать действующий прейскурант на платные услуги введением полного перечня оказываемых услуг. |
|
01.06.2015 г.
|
ГРС
|
ИСПОЛНЕН. Утвержден Прейскурант цен на платные услуги и работы архивных органов приказом ГРС при ПКР от 13 июля 2016 года № 66 и согласован с ГААР при ПКР приказом от 6 июля 2016 года № 51. (Приложение № 14).
|
|
|
01.07.2015 г |
ГРС |
ИСПОЛНЕН. Разработан единый формат для информационных стендов и используется во всех архивных учреждениях. Приказ от 30.08.16г.№86 “Об унификации информационных стендов в архивных учреждениях. Приложение № 17 фото.
|
|||
7 |
Диверсифицировать систему оплаты государственных услуг в территориальных подразделениях Архивного агентства. |
7.1. Разработать механизмы диверсификации системы платежей в территориальных подразделениях Архивного агентства, при этом строго исключив возможность взимания дополнительных плат с граждан за оказываемые услуги.
|
01.05.2015 |
ГРС |
ИСПОЛНЕН. ПОДПИСАН. (Договор №104-16\58 от 18.10.16года по оказанию услуг приема платежей подписан с «Кыргыз почтасы». Приложение № 18, 18А.)
|
|
7.2..Внедрить диверсифицированную систему платежей в территориальные подразделения Архивного агентства (например, платежные терминалы. POS- терминалы, система мобильных кошельков и т.д.) |
01.09.2015
|
ГРС |
ЧАСТИЧНО ИСПОЛНЕН. Получены отказы от коммерческих банков на установку платежных терминалов, по причине отсутствия финансовой выгоды. 12 сентября 2018 году в 15:00 состоялось совещание с сотрудниками банка Компаньон. Банк предлагал рассмотреть возможность установки платежных терминалов взамен перехода зарплатного проекта сотрудников архивной службы в банк «Компаньон». Архивное агентство обратился письмом в Центральное казначейство Минфин КР оразрешении открыть банковский счет в ЗАО «Компаньон» для внедрении диверсифицированную системуплатежей в территориальные подразделения Архивного агентства (от 18.09.2018 г. № 017/537). Получен отказ по данному вопросу от Центрального казначейства Минфин КР 05-5-2/10878 от 21.09.2018 г. Со стороны ОАО «Халык Банк Кыргызстан» 19.10.2018 г. № 04.06/1855 поступил письмо коммерческим предложением. 25.10.2018 г. в Архивном агентстве был проведен беседа с сотрудниками банка. Архивное агентство предоставил им информацию о доходах государственных услуг. Ожидается ответ с Халык Банка. |
|||
8 |
Обеспечить контроль и мониторинг системы Архивного агентства с целью исключения коррупционных рисков. |
|
30.05.2015 и далее в соответствии с графиком НАФ проводимых проверок
|
ГРС
|
ИСПОЛНЕН Приказом №2од от 24.01.2018 утвержден график проверок госархивов совместно с представителем центрального аппарата ГРС на 2018 год. Совместно с сотрудниками центрального аппарата ГРС проведены проверки архивов Нарынской (с 26.09.18 г. По 29.09.18 г.), Ысык-Кульской (с 3.09.18 г. По 06.09.18 г.) и Таласской области (с 10.09.18 г. По 14.09.18 г.) области. Справка по итогам проверки подписана и будет рассмотрена на Архивном Совете.
|
|
8.2. В рамках проверок обеспечить контроль над выполнением работы утвержденных должностных функциональных обязанностей.
|
30.05.2015
|
ГРС
|
ИСПОЛНЕН С 12 по 14 июня 2018 года совместно с представителем центрального аппарата ГРС проведена проверка Жалал-Абадского областного архива, Жалал-Абадского горархива и Базар-Коргонского райархива
Совместно с сотрудниками центрального аппарата ГРС осуществлены проверки архивов Нарынской (с 26.09.18 г. По 29.09.18 г.), Ысык-Кольской (с 3.09.18 г. По 06.09.18 г.) и Таласской области (с 10.09.18 г. По 14.09.18 г.) Справка по итогам проверки завершена и подписана, будет рассмотрена на Архивном Совете.
|
|||
8.3. Установить единый график - приема граждан в государственных архивах и установить ежедневный режим приема граждан. |
30.05.2015
|
ГРС |
ИСПОЛНЕН. Во исполнение данного пункта издан приказ Архивного агентства по установлению ежедневного приема граждан во всех архивных учреждениях Кыргызской Республики от 13 мая 2015года № 57 ОД. В настоящее время единый график ежедневного приема граждан во всех архивных учреждениях Кыргызской Республики соблюдается с 9.00 до 17.00 часов. (Приложение № 23).
|
|||
9 |
Обеспечить сохранность архивных документов путем перевода в электронный формат |
9.1. Внедрить перевод в электронный формат архивных документов органов государственной власти и местного самоуправления (например, о приватизации, выделении земельных участков и др.) для создания базы данных архивных документов для этого обеспечить подведомственные подразделения необходимым оборудованием (книжными сканерами, серверами и т.д.). |
30.12.2016г. Поэтапно с ежеквартальной отчетностью о выполнении по мере выделения финансовых средств. |
9.1. ГРС при ПКР, Минфин КР,
|
ЧАСТИЧНО ИСПОЛНЕН. Настоящий пункт будет исполнен по мере выделения денежных средств. В настоящее время в Архивном агентстве имеются 8 (восемь) книжных сканеров для перевода в электронный формат архивных документов органов государственной власти и местного самоуправления. Согласно Распоряжению Председателя ГРС №69 от 18.04.2016 4 книжных сканера были переданы во временное пользование в ГП «Инфоком».
Распоряжением ГРС от 29.1117г. №П-216 3 сканера переданы в ДРНАГС для сканирования а\з. На 20.08.18 2 сканера все еще находятся в ведении ДРНАГС
На 2018 год запланировано приобретение еще 2 серверов, для Архивного агентства и ЦГА КФФД КР.
|
|
10. |
Начать работу по созданию электронного архива. |
10.1. Обеспечить подведомственные подразделения необходимым оборудованием (компьютерами, сканерами, и т.д.).
|
30.03.2015г
|
ГРС
|
ИСПОЛНЕН.. В 2016 году ГРС при ПКР передал в Архивное агентство ноутбуки в количестве 28 шт. На 2016 год данный пункт исполнен. Распоряжения ГРС при ПКР №166 от 3 августа 2016 г. (Приложение № 25).
|
|
|
30.07.2015
|
ГРС
|
ИСПОЛНЕН. Техническое задание по электронной базе данных разработано (Приложение №26).
|
|||
|
2015- 2017 гг.
|
ГРС
|
ЧАСТИЧНО ИСПОЛНЕН Работа по сканированию документов ведется в плановом порядке в 4 архивах из 64. За 2015-2018 гг. всего отсканировано 10 107 ед.хр. |
|||
|
30.01.2016г.
|
ГРС
|
НЕ ИСПОЛНЕН После создания и полноценного функционирования электронной базы архивных документов департаментам ГРС будет предоставлен доступ к общедоступным документам Национального архивного фонда. |
|||
|
30.01.2016г.
|
ГРС
|
НЕ ИСПОЛНЕН Подготавливается проект подзаконного акта обязывающего организации при ликвидации передавать в госархивы базы данных информацию о заработной плате и приказы о личном составе. НПА будет предоставлен на утверждение до конца 2018 года.
В данное время содержание баз данных 1С бухгалтерии ликвидированных организаций сдаются в государственные архивы путем распечатки и заверения печатью. |
|||
|
30.01.2016г.
|
ГРС
|
НЕ ИСПОЛНЕН Работа по разработке Технического задания на информационную систему «Промежуточное хранение документов» (ИС ПХД) будет проведена после утверждения нормативно-правовых документов, регламентирующих передачу в архивы баз данных о личном составе.
До конца 2018 года будет приобретено серверное оборудование для хранения файлов-выгрузок с баз «1С бухгалтерия» ликвидирующихся организаций.
|
|||
|
|
ГРС |
ИСПОЛНЕН Создана база данных о местонахождении документов по личному составу - http://funds.archive.kg. Ведется работа по заполнению контента на основе путеводителей государственных архивов. На данный момент в базу введены данные 13 431 фондов. Всего введены фонды 52 архивов из 65. |
|||
Коррупционная схема №2: Внесение ложных данных в архивные документы (архивные справки, выписки, копии)
|
||||||
11 |
Внедрить систему подачи заявлений в режиме онлайн |
11.1. Разработать систему и регламент приема заявлений в режиме онлайн от граждан КР. |
|
ГРС |
ИСПОЛНЕН В Регламенте для учреждений государственной архивной службы по исполнению запросов социально-правового характера регламентирована процедура приема заявлений по электронной почте . (Приказ ГРС №176 10.05.2018)
|
|
12 |
Обеспечить четкую процедуру приема граждан и оказания государственных услуг. |
12.1 См. мероприятия в п. 5 к коррупционному риску № 1. |
|
ГРС |
ИСПОЛНЕН. Процедура приема граждан и оказания государственной услуги по исполнению запросов социально-правового характера для граждан, унифицирована и описана в стандарте государственной услуги и в Административном регламенте. Для удобства граждан, сокращения времени и почтовых расходов введена электронная форма приема запросов. См.стр.4-5. (Приложение № 9 ). |
|
13 |
Обеспечить периодическое проведение плановых проверок с целью контроля коррупционных рисков в системе Архивного агентства.
|
13.1. См. мероприятия в п. 8 к коррупционному риску №1. 13.2.Обеспечить встречные проверки справок социально-правового характера со стороны подразделений Социального фонда КР.
|
31.05.2015 и далее ежеквартально
|
ГРС
|
ИСПОЛНЕН. Архивные учреждения проводят встречные проверки совместно с территориальными подразделениями Соцфонда КР (Приложение № 30, 30а). |
|
|
||||||
15 |
Обеспечить контроль приема на работу сотрудников с обязательным проведением конкурсов |
|
01.04.2015 г.
|
ГРС.
|
ИСПОЛНЕН. Сотрудники центрального аппарата Архивного агентства являются государственными служащими и комплектуются кадрами строго в соответствии с положениями Закона КР «О государственной гражданской службе и муниципальной службе» от 30 мая 2016 года № 75, протокол№8 от 07.09.16г. (Приложение № 31). Пересмотреть квалифкац. требованания специалистов, не относящ.к категории гос.служащ.
|
|
15.2. Пересмотреть квалификационные требования специалистов, не относящихся к категориям государственных служащих, в соответствии с ПКР № 372 от 11.07.2008 г.
|
01.06.2015 г.
|
ГРС
|
ИСПОЛНЕН.. Приказом Архивного агентства от 01.02.2016г. №7 од утверждены квалификационные требования и положение государственных архивов. (Приложение №32.).
|
|||
15.3. Прием специалистов на работу производить в соответствии с квалификационными требованиями.
|
01.06.2015 г.
|
ГРС
|
ИСПОЛНЕН. Прием кандидатов на работу осуществляется в соответствии с пересмотренными квалификационными требованиями специалистов, утвержденного приказом Архивного агентства при ГРС при ПКР от 01.02.2016г.№7.. Протоколы аттестации №8. (Приложение № 33.).
|
|||
|
01.06.2015 г |
ГРС
|
ИСПОЛНЕН. В целях повышения эффективности проводимых аттестаций работников архивных учреждений республики ООПКР Архивного агентства в соответствии с п.1.3 Положения о порядке проведения аттестации работников госархивов от 04.05.2015г. №51 разработан примерный перечень критериев для оценки квалификации работников госархивов. Приказ от 01.02.16г.№7. (Приложение № 34, 34 а).
|
|||
|
01.06.2015г. |
ГРС |
ИСПОЛНЕН. Утвержден график аттестации а Приказом Архивного Агентства 14.04.2017 №38 ОД (Приложение № 35)
|
|||
Всего 46 пунктов.
Исполнено – 31
Частично исполнено – 12
Не исполнено – 3