№ п/п

Результаты мониторинга 

Рекомендации

Центральный государственный архив (02.11.2018 г.)

1

На центральном входе отсутствует вывеска с названием государственного учреждения.  

Установить вывеску установленного образца.

2

Пандус на входе не оборудован поручнями, что создает неудобства для маломобильных групп населения.

Оборудовать пандус поручнями для маломобильных групп населения.   

3

Схемы эвакуации при чрезвычайных ситуациях, установленные на всех этажах не обновлялись с 2009 года.Также фактическое расположение огнетушителей не соответствует указанной информации их расположению на схемах эвакуации. 

Обновить схемы эвакуации при чрезвычайных ситуациях. Информацию о местах установки огнетушителей на схемах эвакуации привести в соответствие с их фактическим расположением. Предоставить копии актов проверок по противопожарной безопасности и выписки из приказов о назначении ответственных лиц за противопожарную безопасность.

3

В рабочих кабинетах имеются микроволновые печи для разогрева пищи.

В целях обеспечения противопожарной безопасности прием пищи организовать в оборудованных помещениях.

4

На огнетушителях отсутствуют бирки о дате поверки

Поверку огнетушителей привести в соответствие с требованиями.

5

В рамках плана демонтажа коррупционных схем и соответствии с требованиями Совета Безопасности по обеспечениюзапросов по архивам в электронном виде в 2015 году начат перевод архивных документов из бумажного в электронный формат.Для выполнения данной задачи по целевому назначению былиприобретеныза счетгосбюджета 8 книжных сканеров, стоимостью 15 000 долларов США каждый, которыми укомплектовали 5 архивов пореспублике. По состоянию на сегодняшний день в ЦГА из 540 000 единиц постоянного срока хранения оцифровано только лишь 5000 единиц, что составляет 1 % единиц хранения. В целом же по республике из 2 700 000 единиц постоянного срока хранения оцифровано только лишь 10 341 единица, что составляет 0,4 % от всего объема. При этом произведена оцифровка только лишь правительственных архивных документов за период с 2010 по 1994 года.

Вывод:  при указанных темпах производительности оцифровка архивных документов может занять более 400 лет!

На малую производительность влияют следующие факторы:

- очень малый штат сотрудников (в ЦГА 3 сканировщика на 2 сканера и 5 операторов для ввода в базу данных),

- высокая стоимость книжных сканеров,

- малое количество штатных сканеров (в 5 архивах по всей республике в наличии 8 сканеров, в том числе в ЦГА из 3 штатных сканеров имеется 2, третий передан в ДРНАГС),

- нецелевое использование штатных сканеров архивов в неархивных учреждениях ГРС и частая транспортировка их по указаниям руководства ГРС (в 2016 г. 4 сканера переданы в Инфоком из разных архивов республики, в том из Оша и Джалал-Абада, вернули в 2017 г., обратно в 2017 г. переданы 3 сканера в ДРНАГС, в том числе из Оша, в 2018 г. вернули 1, 2 осталось в ДРНАГС),

- частая поломка сканеров,

- низкая мощность серверов для обработки базы данных,

- низкая заработная плата и т.д.

Стоит отметить, что дляперевозки дорогостоящих сканеров из отдаленных архивов (Ош и Джалал-Абад)для последующего их нецелевого использования в неархивных учреждениях

    В целях своевременного исполнения требований Совета Безопасности КР (сроки исполнения) по обеспечению запросов по архивам в электронном виде, исполнения плана демонтажа коррупционных схем и увеличения производительности сканирования архивных документов:

- запретить транспортировку дорогостоящих сканеров для нецелевого использования штатных сканеров архивов в других не архивных учреждениях ГРС.

- срочно вернуть штатные сканеры  для их целевого использования в архивах.

- рассмотреть вопросы реорганизации подразделений и дополнительного увеличения штатной численности сканировщиков и операторов для ввода в базу данных.

- рассмотреть вопросы увеличения мощностей серверов для обработки базы данных.

- рассмотреть вопросы увеличения заработной платысканировщиков и операторов для ввода в базу данных.

6

Охрана здания и территории архива осуществляется частным охранным предприятием.

В целях обеспечения охраны стратегического объекта рассмотреть вопрос организации охраны органами МВД. Предоставить копии договоров по охране с частным охранным предприятием.

7

Проработать с Социальным фондом КРвопрос по выдачи справок социально-правового характера.

Для решения вопроса организовать встречу (круглый стол) с сотрудниками Социального фонда Кыргызской Республики по наиболее актуальным вопросам и процедуре выполнения.

8

Имущество и здание Бишкекского и Ошского городских государственных архивов принять на баланс Архивного агентства при ГРС при ПКР

Для решения вопроса передачи здания и имущества на баланс Бишкекского и Ошского городского Госархива разработать проект ППКР о передачи здания и имущества, находящихся на балансе муниципальной собственности на баланс государственных архивов г.Бишкек и г.Ош. 

Бишкекский городской государственный архив (02.11.2018 г.)

1

Отсутствует пандус  для маломобильных групп населения.

Оборудовать пандус  в соответствии с требованиями.

2

Схемы эвакуации при чрезвычайных ситуациях не обновлялись с 2007 года. Также фактическое расположение огнетушителей не соответствует указанной информации по их расположению на схемах эвакуации.    

Обновить схемы эвакуации при чрезвычайных ситуациях.   Информацию о местах установки огнетушителей на схемах эвакуации привести в соответствие с их фактическим расположением.       

3

В помещениях для хранения архивных документов:

- отсутствуют системы пожарной сигнализации и пожаротушения (например, в ЦГА имеются обе системы).

- имеются оголенные электрические провода.

- охранная сигнализация не работает, частично была установлена в 2008 году, однако, до сих пор не завершена установка по причине отсутствия финансирования.

- согласно показаниям приборов влажность не соответствует установленным нормам.   

    Срочно в целях обеспечения противопожарной безопасности в соответствии с требованиями обратиться в Центральный аппарат для решения следующих вопросов:

-  установить системы пожарной сигнализации и пожаротушения.

-  завершить монтаж охранной сигнализации. 

   Требования по показателям влажности привести в соответствие с установленными нормами.

 4

Охрана здания и территории архива осуществляется частным охранным агентством

  В целях обеспечения охраны стратегического объекта рассмотреть вопрос организации охраны органами МВД. Предоставить копии договоров по охране с частным охранным предприятием.

 5

Основное здание и здания находящиеся на территории архива находятся в аварийном состоянии, а также не соответствуют требованиям архивного законодательства. Хранение архивных документов в отдельных зданиях на территории архива организовано в необорудованных и не предназначенных для этих целей помещениях, не соответствующих санитарно-техническим нормам. Имеется эскизный проект нового здания на существующей территории, однако, с 2016 года не завершена разработка его проектной документации. 

  Срочно привести порядок хранения архивных документов в строгое соответствие с требованиями законодательства. 

  Срочно завершить разработку проектной документации на новое здание и рассмотреть вопрос начала его строительства.    

 6

Имеется факты не сдачи архивов со стороны предприятий. Так, например, ОАО «Ак-Тилек» (ранее завод пластмассовых изделий) преобразованный в 1993 году, до сих пор не сдал архив с 1975 года.

  Принять срочные меры по сдаче архивов со стороны предприятий в соответствии с законодательством, вплоть до подачи исков в суды совместно с ЦАА и Фондом госимущества КР. Постоянно осуществлять контроль в соответствии с законодательством за организацией хранения архивов во всех предприятиях и учреждениях, независимо от формы собственности. 

 7

В связи с тем, что в 2017 году финансирование переведено с городского на республиканский бюджет отсутствует финансирование статей охрана и продукты питания.

 Решить вопросы финансирования статей. Предоставить информацию в ОС ГРС о финансировании архива за 2018 год (бюджет). 

 8

Двери туалета на территории архива неисправны.

Привести в соответствие с требованиями санитарно-технических норм помещения общего пользования.

Обобщить данные рекомендации применительно ко всем архивным органам  ЦГА и в месячный срок разработать и представить в ОС ГРС План мероприятий по реализации рекомендаций Общественного совета.