Актуализированный план по демонтажу коррупционных рисков в Архивном агентстве

Актуализированный план по демонтажу коррупционных рисков в Архивном агентстве при Государственной регистрационной службе

при Правительстве Кыргызской Республики

№ п/п	Наименование мероприятия	Условия реализации по исключению риска	Срок реализации	Исполнители, соисполнители	Ожидаемый результат
Коррупционный риск № 1: Необеспечение безопасности архивных данных
	Провести инвентаризацию и внести изменения, дополнения в существующие НПА, регламентирующие деятельность архивов	1.1. Завершение работы по ежегодной инвентаризации и анализу НПА в течении I квартала соответствующего года. 1.2. Внесение изменений и дополнений в существующие НПА, регламентирующие деятельность архивных учреждений до конца соответствующего года	На постоянной основе На ежегодной основе	Архивное агентство Архивное агентство	Проведение анализа эффективности НПА регламентирующих архивную деятельность на предмет коррупционных проявлений. Улучшение, обновление правовой базы архивного дела.
		1.3. Совместно с Социальным фондом КР проработать вопрос внесения изменений в «Межведомственный регламент взаимодействия» по исключению истребования архивных справок о трудовом стаже и заработной плате для начисления пенсии относительно периодов после внедрения персонифицированного учета Социального Фонда Кыргызской Республики	01.04.2021	Архивное агентство, Соцфонд КР, ЦА ГРС	Искоренение коррупционного риска путем исключения необходимости затребования архивной справки о заработной плате и трудовом стаже из государственных архивов при начислении пенсии гражданам за проработанный период после внедрения персонифицированного учета Социального Фонда Кыргызской Республики
		1.4. Пересмотреть процедуру ликвидации юридических лиц и внести изменения в некоторые законодательные акты регулирующие процесс прекращения деятельности юридического лица в целях исключение возможности проявления коррупционных рисков связанных с необоснованной выдачей разрешения для ликвидации.	01.04.2021	Архивное агентство, ЦА ГРС, Соцфонд КР, Минюст КР	Актуализация процедуры регистрации ликвидируемых юридических лиц. Искоренение возможных рисков при начислении пенсии сотрудникам ликвидированных учреждений в будущем.
	Обеспечение сохранности архивных документов	2.1. Решение вопроса передачи зданий городских архивов республиканского значения с муниципального на государственный баланс. (В целях обеспечения надлежащих условий хранения архивных документов)	01.06.2021	Архивное агентство, ЦА ГРС, ФУГИ, Мэрии г. Бишкек и г. Ош	Позволит начать работы по капитальному ремонту и/или строительству зданий, что исключит риск повреждения/утраты документов по причине ненадлежащих условий хранения.
	Обеспечение сохранности архивных документов	2.2. Обеспечение подведомственных подразделений оборудованием (книжными сканерами, серверами и т.д.) для перевода в электронный формат архивных документов органов государственной власти и местного самоуправления (например, о приватизации, выделении земельных участков и др.)	31.12.2021 (при условии финансирования)	Архивное агентство, ЦА ГРС, Минфин КР	Обеспечит сохранность оригиналов бумажных документов путем вывода из активного употребления.
Коррупционный риск №2 Недостаточная автоматизация деятельности архивной отрасли
	Обеспечить автоматизацию исполнения запросов	3.1. Внесение изменений в АИС «Электронная регистрация» для уменьшения риска возникновения коррупционных проявлений. 3.1.1. Внедрение системы автоматического ценообразования в АИС 3.1.3. Интегрирование системы поступления электронных запросов от заявителей и перенаправления запросов между государственными архивамив АИС	01.11.2020 01.11.2020 31.12.2020	Архивное агентство	Искоренение проявления человеческого фактора при калькуляции цены подготовленной архивной справки Защита прав граждан и усиления дисциплины исполнения запросов. Улучшение контроля над ходом исполнения запросов со стороны агентства
		3.2. Завершение подготовительных мероприятий (разработка НПА и программного обеспечения) для внедрения АИС «Суроо-талап» (рабочее название проекта) 3.2.1 Разработка технического задания АИС «Суроо-талап» 3.2.2. Внесение изменений во внутренние НПА касательно исполнения запросов 3.2.3 Разработка программного обеспечения АИС «Суроо-талап» 3.2.4. Завершение тестовых испытаний, обучение персонала и ввод в эксплуатацию АИС «Суроо-талап»	31.12.2020 01.03.2021 01.07.2021 01.09.2021	Архивное агентство, ЦА ГРС, ГП «Инфоком», Соцфонд КР	Комплекс мер по обеспечению составления и распечатки подготовленной архивной справки исключительно посредством АИС, что позволит снизить риск коррупционных проявлений в части соблюдения сроков выдачи и цены справки. Предоставит возможность сотрудникам Агентства и Соцфонда КР on-line проверок подготовленных справок, в случае необходимости. В случае согласия Соцфонда КР на прием архивных справок о заработной платы и трудового стажа в электронном виде будет достигнута высокая степень оперативности во взаимодействия путем выдачи справок в электронном виде через АИС.
		Разработка механизма приема запросов, не требующих личного присутствия заявителя, в электронном виде; 3.3.1. Заключение соглашения по отправлению в адрес заявителяподготовленных архивных справок посредством услуг «Кыргыз почтасы», с обязательной идентификацией получателя.	01.12.2020 01.12.2020	Архивное агентство, ГП «Кыргыз почтасы», ЦА ГРС	Возможность приема запросов, не требующих личного присутствия заявителя посредством портала государственных услуг. Вкупе с возможностью отправления электронного запроса предоставит гражданам возможность дистанционного затребования и получения архивной справки посредством услуг «Кыргыз почтасы».
	Автоматизация системы учета архивных документов	Внедрение программного комплекса «Архивный фонд 5» в региональные архивные учреждения. 4.4.1. Завершение работ по вводу в базу количественных данных о составе архивного фонда 4.4.2. Создать базу данных “Центральный фондовый каталог”, в которой были бы отражены все организации, которые сдали документы на государственное хранение. (на основе данных ПК «Архивный фонд 5»)	01.11.2020 01.03.2021 01.06.2021	Архивное агентство	Повышение эффективности и качества обеспечения автоматизированной поддержки централизованного государственного учета документов Архивного фонда КР. Полный учет архивных документов на уровнях фонд – опись – единица хранения. Путем импортирования данных с ПК «Архивный фонд 5» каждого архива создать полноценную и актуальную базу данных, в которой будут отражены все организации, которые сдали документы на хранение Обеспечение доступа граждан к сведениям о документах Архивного фонда Кыргызской Республики.
Коррупционный риск №3 Отсутствие условий хранения для хранения электронных документов и баз данных
	Работа по созданию государственного электронного архива.	5.1. Включить создание «Государственного электронного архива» в следующую государственную программу развития архивного дела Кыргызской Республики.	31.12.2021	Архивное агентство, ЦА ГРС, Минфин КР, ГКИТиС КР, АПКР	Создание условий для централизованного хранения электронных документов постоянного срока хранения образующихся в процессе деятельности организаций и учреждений на территории Кыргызской Республики вне зависимости от формы собственности.
	Оцифровка архивных документов	6.1. На имеющемся оборудовании вести работу по сканированию и переводу в электронный формат особо ценных, востребованных и поврежденных архивных документов на бумажной основе.	На постоянной основе	Архивное агентство	Обеспечение сохранности архивных документов путем вывода из использования оригиналов документов. Возможность формирования централизованной базы оцифрованных документов.
7.	Создание страхового фонда архивных документов	7.1.Обеспечение ЦГА КР микрофильмирующим оборудованием для создания страхового фонда уникальных и особо ценных документов	31.12.2021	Архивное агентство, ЦА ГРС, Минфин КР	Возможность создания страхового фонда уникальных и особо ценных документов периода зарождения государственности Кыргызской Республики начала ХХ века.
Коррупционный риск №4 Недостатки в управлении кадрами
	Повышение уровня кадрового состава	8.1. Внести изменения, в части включения компьютерного тестирования, в положении об аттестации сотрудников, не относящихся к категории государственных служащих	01.10.2020	Архивное агентство	Более прозрачная процедура проведения аттестации, уменьшение человеческого фактора
	Повышение уровня кадрового состава	8.2. Разработать механизмы приема на работу сотрудников, не относящихся к категории государственных служащих структурных подразделений Архивного агентства путем конкурсного отбора и on-line тестирования	01.11.2020	Архивное агентство	Обеспечение приема на работу сотрудников обладающих необходимыми знаниями для работы в сфере архивного дела. Исключение риска приема на работу по протежированию со стороны посторонних лиц.
Коррупционный риск №5 Несовершенство финансовой структуры Архивного агентства
	Оптимизация финансовой деятельности Архивного агентства	9.1. Внесение изменений в НПА в части передачи бухгалтерского учета Бишкекского городского государственного архива в отдел бухгалтерского учета и отчетности центрального аппарата Архивного агентства и передачи бухгалтерии Ошского городского государственного архива в отдел бухгалтерского учета Ошского областного государственного архива	31.12.2020	Архивное агентство, ЦА ГРС, Минфин КР	Обеспечение оперативной и эффективной системы управления финансовыми средствами. Оптимизация структуры Архивного агентства путем ликвидации отдельных бухгалтерий Бишкекского городского государственного архива и Ошского городского государственного архива в связи с переходом финансирования с местного на республиканский бюджет. Высвобождение дополнительных штатных единиц для оказания государственных услуг населению.