АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ «Подготовка отраслевых и индивидуальных номенклатур дел для учреждений, организаций и предприятий»

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ГОСУДАРСТВЕННОЙ УСЛУГИ

«Подготовка отраслевых и индивидуальных номенклатур дел для учреждений, организаций и предприятий»

Глава 8, пункт 16

Единого реестра государственных услуг

1.Общие положения

1. Предоставление данной государственной услуги осуществляется учреждениями, подведомственными Архивному агентству при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики:

- центральными государственными архивами Кыргызской Республики (кроме ЦГА КФФД КР);

- областными государственными архивами;

- Южным межрегиональным государственным архивом общественно-политической документации;

- районными государственными архивами;

- городскими государственными архивами.

2. Административный регламент данной услуги соответствует требованиям:

- постановления Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2016 года № 109 «О внесении дополнений в постановление Правительства Кыргызской Республики «Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями» от 3 июня 2014 года № 303».

3.Ключевые параметры, заданные стандартом услуги:

(1) Предельное время на ожидание в очереди и прием запроса - не более 30 минут, на получение результата услуги - не более 14 дней, общее время на получение услуги обговариваются в условиях договора.

(2) Перечень документов, необходимых для получения услуги:

а) обращение (письменное) юридического лица;

б) документ, подтверждающий полномочия представителя (доверенность) при необходимости;

в) квитанция об оплате услуги.

(3) Услуга платная. Определяется Прейскурантом цен на платные работы и услуги, выполняемые государственными архивными учреждениями Кыргызской Республики (часть 1., раздел 5., пункты 5.1- 5.4.)

(4) Результат услуги: Выдача потребителю услуги отраслевого (перечня), индивидуальной номенклатуры дел, одобренных (согласованных), утвержденных в установленном порядке.

4. Нормативно-правовые документы, служащие основанием для оказания государственной услуги:

- Закон Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики»;

- Закон Кыргызской Республики «О порядке рассмотрения обращений граждан»;

- постановление Правительства Кыргызской Республики от 3 марта 2016 года № 109 «О внесении дополнений в постановление Правительства Кыргызской Республики «Об утверждении стандартов государственных услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам органами исполнительной власти, их структурными подразделениями и подведомственными учреждениями" от 3 июня 2014 года № 303»;

- постановление Правительства Кыргызской Республики от 23 июля 2012 года № 517 «О Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике»;

- постановление Правительства Кыргызской Республики «Об утверждении Перечня управленческих документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» от 31 декабря 2010 года № 346;

- постановление Правительства Кыргызской Республики «Об Архивном агентстве при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики» от 5 февраля 2010 года № 72;

- Отраслевые перечни (министерств, административных ведомств и государственных служб) управленческих документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения;

- Основные правила работы государственных архивов Кыргызской Республики, утвержденные приказом Государственного архивного агентства № 46/1 от 17 августа 2009 года;

- Основные правила работы архивов организаций, утвержденные решением Научно- методического совета Государственного архивного агентства от 18 августа 2009 года;

- Типовые нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Кыргызской Республики, согласованные с Министерством труда и социального развития Кыргызской Республики, утвержденные приказом Архивного агентства от 31 октября 2007 года № 51/1;

- Нормативно-правовые документы, регулирующие деятельность архивных учреждений (положение о госархиве, положение об отделе, положение об ЭПМК, функциональные обязанности сотрудников и др.)

2. Перечень процедур, выполняемых в процессе предоставления услуги

№	Название процедуры	Примечание
1	Прием и регистрация обращения о предоставлении услуги.	Прием обращения о предоставлении государственной услуги осуществляется в формах: - письменного обращения; - электронного обращения; - устного обращения. Регистрация осуществляется в сроки, установленные стандартом госуслуги. Важным действием данной процедуры является изучение исполнителями услуги нормативно-правовой документации о деятельности заказчика услуги, его организационной структуры, повидового состава документов потребителя услуги и др.
2	Заключение договора на разработку отраслевого (перечня) документов, индивидуальной номенклатуры дел	В ходе данной процедуры с заказчиком услуги согласовывается ряд вопросов: обязательства и ответственность сторон, стоимость работ, порядок расчетов, порядок сдачи и приемки работ и услуг.
3	Рассмотрение проекта отраслевого перечня документов, проекта индивидуальной номенклатуры дел для учреждения (организации) экспертными комиссиями	Решение о выдаче результата услуги выносится после проведения экспертных заключений комиссий (ЦЭК, ЭК потребителя услуги, ЦЭПК, ЭПМК госархивов) и вынесения решений об одобрении (согласовании) проектов нормативных документов (отраслевого перечня, номенклатуры дел).
4	Выдача результата услуги.	Конечный результат услуги выдается после утверждения нормативных документов руководителями учреждений, организаций-заказчиков.

3.Блок-схема взаимосвязи процедуры государственной услуги

«Подготовка перечней (отраслевых) и индивидуальных номенклатур дел для учреждений и организаций»

Фронт - офис


	1	2 2		3	44

			Бэк - офис

4. Описание процедур и их характеристики

Название процедуры и действий	Исполнитель, должностное лицо	Продолжительность действий	Результат действия	Документ, регулирующий действие
1	2	3	4	5
Процедура 1. Прием и регистрация обращения о предоставлении услуги
Действие 1.1. Прием обращения о предоставлении услуги.	начальник отдела комплектования документами НАФ КР, сотрудник, ответственный за работу с учреждениями-источниками комплектования и др.	устное - не более 10 мин. с ожиданием в очереди. письменное - в день поступления по почте.	а) обращение (письменное), принятое к рассмотрению. б) обращение (устное), по которому дан исчерпывающий ответ по существу вопроса.	- Закон КР «О порядке рассмотрения обращений граждан»; -Типовая инструкция по делопроизводству в КР
Действие 1.2. Регистрация обращения.	сотрудник, ответственный за регистрацию документов.	- не более 2 мин. в день поступления обращения.	запись обращения в журнале учета входящих документов.	-Типовая инструкция по делопроизводству в КР
Действие 1.3. Передача обращения на рассмотрение руководителя.	сотрудник, ответственный за регистрацию документов.	рассмотрение руководителем обращения - не более 10 мин. в день поступления обращения.	резолюция руководителя, содержащая данные об исполнителе, порядке и сроках исполнения обращения.	-Типовая инструкция по делопроизводству в КР
Действие 1.4. Изучение деятельности, организационной структуры, повидового состава документов потребителя услуги	сотрудник, ответственный за выполнение административного действия.	- не более 2 часов	обеспечение полноты и качества услуги	-Типовая инструкция по делопроизводству в КР; -Основные правила работы госархивов.
Результат процедуры 1: Решение руководства госархива об оказании услуги.
Продолжительность процедуры 1: не более 2 часов
Тип процедуры 1: Организационно-управленческий
Процедура 2. Заключение договора на разработку отраслевого (перечня) документов, индивидуальной номенклатуры дел
Действие 2.1. Подготовка проекта договора и подписание.	должностное лицо, ответственное за выполнение административного действия.	не более 20 мин.	договор, подписанный обеими сторонами	- Прейскурант; - Типовой договор
Действие 2.2. Предъявление счета на оплату работ и услуг	сотрудники, ответственные за выполнение административного действия.	не более 10 мин. (без учета времени проезда до учреждения, находящегося на дальнем расстоянии)	оплаченная счет-фактура	-Прейскурант; -Типовой договор
Результат процедуры 2: Подписанный договор.
Продолжительность процедуры 2: не более 30 мин.
Тип процедуры 2: Организационно-управленческий.
Процедура 3. Рассмотрение проекта отраслевого (перечня) документов, проекта индивидуальной номенклатуры
Действие 3.1. Подготовка проекта отраслевого перечня документов, индивидуальной номенклатуры дел	сотрудники, ответственные за выполнение административного действия.	продолжительность действия зависит от объема работы с учетом: - 25 статей (для перечня); -60 статей (для номенклатур дел)	проект документа, подготовленный в установленном порядке.	-Типовые нормы выработки и времени
Действие 3.2. Одобрение (согласование) проекта документа с экспертно-проверочными комиссиями	ЭК, ЦЭК, ЭПМК, ЦЭПК	продолжительность действия определяется регламентом работы комиссий	документ, прошедший экспертизу качества и полноты	-Типовая инструкция по делопроизводству в КР; -Положения о ЦЭПК, ЭПМК, ЦЭК, ЭК
Результат процедуры 3: Одобренный (согласованный) нормативный документ (отраслевой перечень, номенклатура дел).
Продолжительность процедуры 3: зависит от объема работы.
Тип процедуры 3: Организационно-управленческий, частично специфический.
Процедура 4. Выдача результата услуги
Действие 4.1. Утверждение одобренного (согласованного) документа	ЭК, ЦЭК, ЭПМК, ЦЭПК	не более 5 мин. (без учета времени проезда до учреждения, находящегося на дальнем расстоянии)	документ, прошедший процедуру утверждения	-Типовая инструкция по делопроизводству в КР; -Основные правила работы государственных и ведомственных архивов и др.
Действие 4.2 Выдача результата услуги	сотрудники, ответственные за выполнение административного действия.	не более 5 мин.	утвержденный документ
Результат процедуры 4: Выдача результата услуги (утвержденного отраслевого перечня, номенклатуры дел) потребителю услуги.
Продолжительность процедуры 4: не более 10 мин.
Тип процедуры 2: Организационно-управленческий.

5. Алгоритмы выполнения процедур

Процедура 1. Прием и регистрация обращения о предоставлении услуги

4..Решение организационно-финансовых вопросов по НТО документов

1.2. Регистрация обращения.

1.1. Прием обращения о предоставлении услуги.

1.3. Передача обращения на рассмотрение руководителя.

1.4. Изучение деятельности, организационной структуры, повидового состава документов потребителя услуги.

Конец процедуры

Процедура 2.

Заключение договора на разработку отраслевого (перечня) документов, индивидуальной номенклатуры дел

2.1. Подписание

договора.

Конец процедуры.

2.2.Предъявление счета

на оплату работ и услуг.

Процедура 3. Рассмотрение проекта отраслевого (перечня) документов,

проекта индивидуальной номенклатуры дел для учреждения (организации) экспертными комиссиями

Конец процедуры

3.2. Одобрение (согласование) проекта документа с экспертно-проверочными комиссиями

3.1. Подготовка проекта документа

Процедура 4. Выдача результата услуги.

4.1. Утверждение

одобренного (согласованного) документа

4.2. Выдача утвержденного документа

Конец процедуры

6. Контроль исполнения требований

административного регламента

Формы контроля за исполнением требований административного регламента подразделяются на внутренний (текущий) и внешний контроль.

1) Внутренний (текущий) контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется руководителем архивного учреждения.

2) Внутренний (текущий) контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений административного регламента, а также принятых в процессе предоставления государственной услуги решений.

3) Периодичность проведения проверок составляет не более одного раза в квартал. Внеплановые проверки проводятся по заявлению потребителей услуги.

4) По результатам проведения проверок принимаются меры по устранению выявленных нарушений требований административного регламента услуги, а также рассматривается вопрос об ответственности виновных лиц в соответствии с законодательством Кыргызской Республики.

7. Внешний контроль за исполнением требований административного регламента осуществляется комиссией, образуемой Архивным агентством при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.

1) Результаты работы комиссии оформляются в виде справки, в которую могут быть внесены предложения по изменению административного регламента.

2) В течение 3 рабочих дней со дня подписания справки, она направляется в учреждение, предоставляющее данную услугу.

В месячный срок с даты поступления справки должны быть приняты меры по устранению выявленных нарушений и недостатков, меры дисциплинарного воздействия в отношении должностных лиц и сотрудников, допустивших данные нарушения.

При необходимости, также в установленном порядке инициируется внесение изменений в административный регламент.

3) Внешний контроль за исполнением требований административного регламента проводится ежегодно.

7.Ответственность должностных лиц за нарушение требований административного регламента

Действия или бездействие должностных лиц государственных архивов, а также решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы заявителем в порядке, установленном стандартом государственной услуги.

За нарушение требований административного регламента должностные лица и сотрудники государственных архивов несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Кыргызской Республики.

8. Заключительные положения

Административный регламент подлежит пересмотру одновременно с пересмотром Стандарта услуги и по мере необходимости.

9. Разработчики административного регламента

1. Бектурова Асия Тобокеловна - главный специалист сектора по работе с ведомственными архивами и контроля Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при Правительстве Кыргызской Республики.

2. Азизбекова Чолпон Сатыбалдиевна – главный архивист отдела работы с учреждениями социального сектора Центрального государственного архива Кыргызской Республики.